会务费开支需要应该包括，会议时间、地点、出席人员、内容、目的、费用标准、支付凭证等。

注意事项严格控制会务支出，会务费一般不予报销。

　　2、特殊情况需要报销的，须办理相关手续或满足相应条件。

　　（ 1）教学单位参加对专业建设、学科建设等有重大意义的学术会议的会务费，报单位领导签字并注明情况后，经分管校领导审批。

　　（ 2）行政机关需符合下列全部条件：　　①主管部门召开的工作会议；　　②有正式会议通知；　　③取得合法收款票据；　　④分管校领导审批。

　　3、 个人参加学术会议，有科研经费的，会务费可从本人科研经费列支。

　　4、报销时，应将会议通知附于票据后。

电话通知的应在出差事由中注明。